Govjam 2018: Creatieve oplossingen bedenken om publieke dienstverlening te verbeteren

Geschreven door Monique Ooms (Business Analist)
Geplaatst op 25 juli 2018

Bij DSW vinden we het belangrijk om in samenwerking met andere disciplines maatschappelijke waarde te creëren. Dit doen wij op verschillende manieren. Zo werken we samen met Project March voor de ontwikkeling van een Exoskelet, zodat mensen met een dwarslaesie kunnen lopen. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in een operatierobot waarmee een arts op basis van 3D-beelden een beter beeld krijgt in het operatiegebied. Ondertussen blijven we alert en zijn we altijd nieuwsgierig naar wat er speelt in de samenleving.

Vandaar dat op 6 en 7 juni twee business analisten van DSW meededen aan de jaarlijkse Govjam, een 48 uur durend wereldwijd event waar op lokaal niveau, door mensen met verschillende achtergronden, over maatschappelijk relevante casussen wordt nagedacht. Rotterdam was één van deze locaties en aan het einde van de tweede dag zouden alle ideeën op hetzelfde moment wereldwijd online gedeeld worden. Dus aan de slag!

Wij, Monique Ooms en Robert Groenendijk, gingen de uitdaging aan om aan het einde van dit event een goed idee te kunnen presenteren aan de vakjury. In ons dagelijkse werk zijn we bezig met het ondersteunen van ICT-gerelateerde projecten. Een belangrijk onderdeel hiervan is het uitdenken van nieuwe mogelijkheden om de processen en het eindproduct te verbeteren. Het was een uitgelezen kans om dit eens in een andere context en met een nieuw team, bestaande uit designers, ambtenaren en studenten, toe te passen.

Bij de Govjam waren ongeveer 50 deelnemers verdeeld over negen groepen, die zich met zeven maatschappelijke casussen bezighielden. Er werd bijvoorbeeld nagedacht over wachtrijen bij gemeenteloketten, over de circulaire economie of over hoe mensen met juridische vragen makkelijker geholpen kunnen worden. De opdrachten waren breed geformuleerd, wat ook inhield dat er veel verschillende oplossingen mogelijk waren.

We merkten al snel dat het de bedoeling was om veel verschillende oplossingen in kaart te brengen en deze direct uit te werken en te testen. We werden daarbij geholpen door onze doelgroep, die wij hebben benaderd op straat en zo vroegen om input. Vervolgens hebben we met allerlei materialen onze concept ideeën omgezet in een prototype. Wat ook kenmerkend is geweest, zijn de vele brainstormsessies, die leidden tot nieuwe inzichten en ideeën. De aanpak om direct feedback te vragen inclusief het snelle schakelen was daarbij soms stressvol, maar vooral heel leuk en leerzaam.

Brainstormsessies waren een belangrijk onderdeel in de weg naar een eindconcept.

Tijdens het maken van de prototypen konden we de concepten in 3d uitwerken. Hierdoor werd het idee een stuk concreter.

Wat ons opviel was dat het uittekenen en visueel maken van ideeën eigenlijk veel beter werkt dan wanneer je slechts tekst als hulpmiddel gebruikt. Eén opdracht was om met zes legoblokjes een eendje te maken. Je denkt dan misschien dat iedereen een soortgelijk eendje fabriceert? In de praktijk werden er veel verschillende variaties bedacht en het was een leuke oefening om out of the box te leren denken.

Uiteindelijk heeft ieder team één idee volledig uitgewerkt, gepitcht en gepresenteerd aan een vakjury en de stakeholders die de casus hadden ingebracht. Robert heeft met zijn team een competitie voor afvalscheiding onder studenten bedacht, waarbij studentenhuizen het meest groene huis van de stad konden worden. Bij een goede afvalscheiding konden ze nuttige producten krijgen van circulaire ondernemingen. Dit zou moeten leiden tot meer bewustwording onder deze doelgroep.

Aan het eind van de GOVJAM mochten we de ideeën presenteren voor een vakjury.

Het team van Monique heeft zich gefocust op het samenbrengen van bedrijven en studenten met als doel onderwijs meer contextrijk te maken. Op een online platform kunnen bedrijven of andere instellingen een wens of probleem presenteren, waarna studenten zich kunnen aanmelden om hiermee aan de slag te gaan. Eén van de doelen was om de resultaten van deze samenwerkingen zichtbaar te maken voor de buitenwereld. Want het zal je verrassen hoeveel mooie oplossingen, eindproducten en ideeën er in het verleden al zijn geweest, die nog onbekend zijn voor het grote publiek.

We hopen dat één van onze ideeën daadwerkelijk in de praktijk wordt uitgevoerd en volgend jaar zijn we er zeker weer bij!

Groep van Monique. Omdat we de wensen van de stakeholder goed hadden verwerkt in het eindconcept, wonnen we de award voor beste stakeholder waarde.

Groep van Robert. Doordat we in de onderzoeksfase studenten zelf afval hebben laten scheiden, en zo tot inzichten kwamen, wonnen we de award voor meest creatieve onderzoeksmethode.


Over Monique

Monique is Business Analist bij het Document Management-team. Dit team bouwt de systemen die bijna alle brieven en e-mails naar onze klanten genereren.